Werkzeug für Teams #6 – Bessere Meetings mit „Time to think“

Diesen Monat durfte ich mein Know-how rund um die faszinierenden Methoden von Nancy Klines Konzept „Time to think“ auf einer unternehmensinternen Lernkonferenz weitergeben. Ursprünglich war ich aus persönlichem Interesse auf dieses Kommunikationsmodell gestoßen, da ich auf der Suche nach praxistauglichen Ansätzen war, wie uns insbesondere in unserer schnelllebigen Zeit wieder mehr fokussiertes Arbeiten und aufmerksames Zuhören gelingen kann.

Nancy Klines pragmatisches Konzept begeisterte mich und ich besuchte nach der Lektüre ihres Grundlagenwerks einen großartigen Fortbildungs-Workshop von „Mehr Denkraum“ dazu. Hier konnte ich die Effekte eines radikalen Zuhörens und radikal eigenständigen Denkens erleben und bin tatsächlich der Meinung: „Time to think“ ist ein prima Werkzeug für qualitativ hochwertige Meetings mit starker Ergebnisorientierung.

Ihr wollt als Team eure Ziele erreichen? Wertvolle Zeit und Energie sparen? Innovativ sein? Wertschätzend zusammenarbeiten? Das Engagement aller Teammitglieder erhöhen? Eure Diversität nutzen und alle Blickwinkel einbinden? Dann ist „Time to think“ genau das Richtige für euch!

Folgende Grundregeln sind bei Nancy Kline essentiell:

1. Unterbrochen zu werden, ist nicht gut.
2. Das Glück, nicht unterbrochen zu werden, ist besser.
3. Erst die Sicherheit, nicht unterbrochen zu werden, ermöglicht es uns, wirklich eigenständig zu denken.

So könnt ihr diese Grundsätze künftig in eure Meetings einbauen:

1. Why? Fragt euch, ob euer Meeting, das ihr gerade ansetzen wollt wirklich notwendig ist. Wozu wird es genau gebraucht? Meetings sollten immer die Intelligenz, das Talent und die Zeit aller Teilnehmenden bestmöglich nutzen. Wenn ihr nur eine Info teilen wollt, schreibt vielleicht lieber eine E-Mail.
2. TOP: Formuliert jeden TOP eurer Meeting-Agenda als Frage, über die ihr mit den Teilnehmenden gemeinsam nachdenken wollt, z.B. „Wie gelingt es uns, dass sich mehr Frauen bei uns bewerben?“ oder „Wie können wir das Produkt xy optimieren?“
3. Moderation: Eine Person sollte die Rolle der Moderation im Meeting übernehmen.
4. Check-in: Startet euer Meeting mit einer Check-in-Runde. Die Moderation legt eine feste Reihenfolge fest (egal ob ihr euch persönlich trefft oder virtuell). Stellt einen Timer. Jede Person erzählt reihum z.B. genau 1 oder 2 Minuten lang, wie sie heute da ist und wie es ihr mit Blick auf das Meeting gerade geht. Damit seid ihr alle im Bilde über die Stimmung im Team und könnt euch jetzt voll und ganz auf das heutige Thema konzentrieren.
5. Denk-Runde: Nun geht es um euren ersten TOP. Eine freiwillige Person startet und wieder geht es in der festgelegten Reihenfolge reihum. Je nach Zeitfenster könnt ihr wieder mit einem Timeboxing arbeiten oder es offenlassen (dann gilt die Regeln: „Fass dich kurz, aber sprich von Herzen“). Jede Person äußert die eigenen Gedanken zur konkreten Fragestellung. Die Person wird NICHT unterbrochen. Alle hören aufmerksam zu, schauen die Person dabei an (die Person muss jedoch keinen Blickkontakt halten, wenn sie nicht möchte). Keine Zwischenfragen, auch keine zustimmenden Geräusche oder Nicken sind notwendig – die denkende Person soll nicht den Eindruck bekommen, nur in die Richtung denken zu müssen, die bei den anderen vermeintlich auf Zustimmung stößt. Die denkende Person gibt mit der Frage „Und was denkst du?“ an die nachfolgende Person weiter. Die nächste Person kann auf das Gehörte eingehen, muss es aber nicht. Ihr werdet sehen: Nach einer oder ggf. mehreren Runden ist alles Wichtige zu dem Thema auf dem Tisch. Alle haben mitgedacht, niemand wurde ausgebremst, alle kamen zu Wort. Das Ergebnis wird qualitativ hochwertiger sein, als ihr es aus anderen Meetings kennt.
6. Radikales Zuhören: Die Personen, die gerade nicht sprechen, hören wirklich aufmerksam zu und widmen sich möglichst nicht schon den eigenen schlauen Gedanken, die sie gleich äußern wollen. Dafür ist Zeit, wenn man selbst dran ist. Und vor allem: Sie unterbrechen niemanden. Dafür werden auch sie selbst nicht unterbrochen, wenn sie an der Reihe sind.
7. Protokoll: Falls ihr parallel mitprotokollieren möchtet, dann bitte immer erst, wenn eine Person fertig gesprochen hat. Bittet um eine kurze Zusammenfassung und notiert die eigenen Worte der jeweiligen Perosn.
8. Fazit: Nun könnt ihr, falls ihr mögt, eine Abstimmung zu den nächsten Schritten durchführen. Nancy Kline gibt hier keine Methode vor. Es eignet sich Mehrheitsentscheidung oder Konsent. Helfen kann auch die Frage: „Safe enough to try?“. Ihr könnt auch noch so lange Einwände aus der Runde integrieren, bis alle die Entscheidung für den nächsten Schritt mittragen können. Einwände, die eingebracht werden, werden unterbrechungsfrei vorgetragen. Die Moderation achtet auf die Einhaltung dieser Grundregel.
9. Positive vibes: Beendet das Meeting mit einer Wertschätzungsrunde – jede Person gibt ein positives Feedback zum Meeting oder zur Zusammenarbeit im Team beziehungsweise zu den beitragenden Teilnehmenden ab.